L’AGID pubblica annualmente gli aggiornamenti al Piano Triennale per l’informatica nella P.A. Attualmente è in vigore il Piano 2024/2026, edizione 2025, consultabile all’indirizzo https://www.agid.gov.it/sites/agid/files/2025-02/Piano_Triennale_2024-2026_Aggiornamento2025acc_0.pdf.
Le basi giuridiche delle indicazioni dell’AGID si ritrovano nel CAD (D.lgs. n. 82/2005, in particolare l’articolo 72) e nel TUDA (DPR n. 445/2000). Le Linee guida dell’AGID in materia si trovano all’indirizzo https://www.agid.gov.it/it/linee-guida.
Il Piano triennale dovrebbe essere uno “strumento essenziale per promuovere la trasformazione digitale del Paese e, in particolare, quella della Pubblica Amministrazione italiana, attraverso la declinazione della strategia in materia di digitalizzazione in indicazioni operative, quali obiettivi e risultati attesi, riconducibili all’azione amministrativa delle PA”.
Anche le istituzioni scolastiche, pertanto, sono chiamate a seguire gli orientamenti di detto Piano.
La scadenza del 30 giugno 2025
La prossima scadenza è il 30 giugno 2025: entro tale data tutte le P.A. (quindi anche le scuole) devono:
– verificare che il Manuale di gestione documentale sia aggiornato secondo le necessità individuate, se necessario. Le scuole dovrebbero aver già adottato il Manuale di gestione documentale, probabilmente utilizzando il modello ministeriale
– verificare che in Amministrazione trasparente siano pubblicati il Manuale e la nomina del Responsabile della gestione documentale (ruolo che spetta al DSGA). Non essendovi indicazioni vincolanti sulla sezione specifica, si suggerisce di inserirlo in Disposizioni generali, eventualmente creando una sottosezione dedicata.
Per gli approfondimenti del caso, rimandiamo al materiale disponibile per i soci dell’ANP alla pagina https://staging.anp.it/2021/12/29/gestione-flussi-documentali-scadenza-31-dicembre-2021-la-modulistica-per-i-soci-anp/ , ancora attuale.
L’importanza del Manuale oltre l’adempimento
Il Manuale di gestione documentale costituisce la base operativa per gran parte dell’attività della segreteria scolastica e dello staff dirigenziale. Tale documento rispecchia le procedure adottate dalla scuola e rappresenta un riferimento indispensabile per i colleghi neoassunti e per chi si trova ad affrontare nuovi compiti.
Il DSGA – che trova nel Manuale le linee guida per le disposizioni che orientano il lavoro della segreteria – e gli eventuali assistenti amministrativi esperti, insieme al DPO/RPD, costituiscono per il dirigente scolastico le principali risorse in grado di suggerire gli eventuali aggiornamenti da apportare al Manuale. Peraltro, tenendo conto delle procedure in esso indicate, è possibile impostare il piano di formazione del personale di segreteria e dello staff del dirigente.
Non si tratta quindi di un mero adempimento burocratico, bensì della formalizzazione delle procedure e delle scelte organizzative della scuola. È pertanto opportuno operare una verifica periodica della corrispondenza tra le prassi scolastiche, il Manuale e la normativa vigente.
Con l’occasione ricordiamo che l’AGID ha pubblicato un decalogo sull’utilizzo dell’IA nella PA, (https://www.agid.gov.it/sites/agid/files/2024-06/Degalogo%20AgID%20IA%20nella%20PA.pdf). Dell’utilizzo dell’IA nella gestione documentale è necessario fornire indicazioni specifiche all’interno del Manuale. Per approfondimenti rimandiamo ai materiali disponibili per i soci: https://staging.anp.it/2025/02/07/regolamento-sulluso-dellintelligenza-artificiale-e-documenti-collegati/.
