Le nuove disposizioni introdotte dalla Legge di bilancio 2025 e dal D.lgs. 13 dicembre 2024 n. 192 hanno ridefinito il sistema dei rimborsi per le spese di trasferta dei dipendenti pubblici, stabilendo precise regole per il rimborso dei pasti e per la tracciabilità dei pagamenti.
Per quanto riguarda il limite massimo di pasti rimborsabili, la normativa prevede che ciascun dipendente possa ottenere il rimborso per un massimo di due pasti giornalieri. Tale soglia si applica uniformemente a tutte le categorie di dipendenti pubblici coinvolti nelle trasferte, allo scopo di garantire un controllo più rigoroso sulle spese sostenute. Infatti, è necessario è il loro importo non superi il limite consentito. A titolo di esempio, per le trasferte in Italia, il D.P.R. n. 395/1988 stabilisce all’art. 5 i seguenti limiti di spesa giornalieri sui pasti:
- per missioni non inferiori alle 8 ore, nella misura massima di € 22,26 (€ 30,55 per i dirigenti) per un solo pasto;
- per missioni di durata pari o superiore alle 12 ore, nella misura massima di € 44,26 (€ 61,10 per i dirigenti) quale limite complessivo per due pasti. La somma complessiva viene considerata in presenza di due documenti giustificativi anche di diverso importo (ad esempio, il primo pasto € 30,00 e il secondo pasto € 14,26). Nel caso in cui venga presentata una sola ricevuta, la stessa non può superare il limite di € 22,26 (€ 30,55 per i dirigenti). La somma eccedente sarà tassata come reddito.
Un altro aspetto fondamentale riguarda la tracciabilità dei pagamenti. A partire dal 1° gennaio 2025, il rimborso delle spese per vitto, alloggio, trasporto e viaggio sarà riconosciuto al personale solo se i pagamenti avvengono attraverso strumenti tracciabili quali bonifici bancari o postali, carte di credito, di debito o prepagate, assegni bancari e circolari nonché app di pagamento digitali o sistemi di telepedaggio collegati a un IBAN. L’utilizzo di contanti non è più consentito, pena l’inclusione del rimborso nel reddito da lavoro dipendente e la conseguente tassazione fiscale e previdenziale. Fanno eccezione le spese di trasporto dei servizi pubblici di linea a fronte delle quali non sussiste l’obbligo di tracciabilità.
In casi eccezionali in cui non sia possibile effettuare pagamenti tracciabili, il rimborso sarà comunque riconosciuto ma con una riduzione dovuta all’imposizione delle relative trattenute.







